En el contexto económico actual, donde las empresas buscan ser más eficientes, adaptables y rentables, la gestión interna de procesos administrativos se ha convertido en un reto. Actividades como la facturación, la gestión de cobros, el manejo de documentación, la nómina o la atención al colaborador consumen tiempo, recursos y atención que muchas veces podrían enfocarse en el crecimiento del negocio.
Para empresas en expansión, especialmente medianas, la tercerización de procesos administrativos (dentro del modelo BPO – Business Process Outsourcing) es una herramienta estratégica que permite ahorrar costes, escalar operaciones y liberar al talento interno para tareas clave.
¿Qué implica la tercerización administrativa?
La tercerización o externalización administrativa consiste en delegar a un proveedor especializado la ejecución y gestión de tareas como:
- Gestión de nómina.
- Emisión de facturas y seguimiento de pagos.
- Administración documental.
- Coordinación de agendas y reportes operativos.
- Atención interna al empleado.
- Procesos de compras y logística documental.
El proveedor opera con sus propios recursos humanos y tecnológicos, bajo acuerdos de nivel de servicio (SLAs), protocolos de calidad y reportes periódicos que garantizan el control total del cliente.
¿Por qué es una solución ideal para empresas en crecimiento?
A medida que una empresa crece, también lo hacen las tareas repetitivas y los procesos internos que, aunque necesarios, no generan valor estratégico directo. Lo que comienza siendo gestionado por una sola persona, rápidamente escala y requiere tiempo, herramientas, supervisión y talento adicional. Tercerizar estas funciones permite:
- Evitar la saturación del equipo interno.
- Mantener el foco en ventas, innovación o experiencia de cliente.
- Escalar sin asumir cargas administrativas excesivas.
- Integrar mejores prácticas en procesos clave.
¿Cuánto se puede ahorrar con la tercerización?
El ahorro real depende del volumen de procesos, pero según estudios de Deloitte y PwC, las empresas pueden reducir entre un 30% y un 60% de sus costes administrativos fijos al externalizar adecuadamente. Ahorros típicos:
- Eliminación de costes de contratación, formación y rotación.
- Reducción de errores operativos (que generan retrabajo).
- Disminución de costes tecnológicos (software, licencias, mantenimiento).
- Liberación de espacio físico y de supervisión interna.
Ejemplo real: Una pyme tecnológica con 30 empleados en Madrid externalizó su nómina, soporte documental y atención de RRHH a un BPO en LATAM. Ahorro neto anual: 32.000 euros, reducción del tiempo invertido en tareas internas: -47%.
| Proceso | Beneficios principales |
|---|---|
| Nómina y gestión laboral | Cumplimiento normativo, reducción de errores, ahorro. |
| Facturación y cobranza | Flujo de caja optimizado, seguimiento estructurado. |
| Archivo digital y físico | Espacio liberado, acceso ágil, menor riesgo legal. |
| Compras y logística básica | Estandarización, control de inventario, ahorro. |
| Reportes y seguimiento KPIs | Decisiones rápidas, mejor trazabilidad operativa. |
¿Qué características debe tener un buen proveedor de BPO administrativo?
1. Especialización: experiencia en procesos internos de empresas similares.
2. Tecnología integrada: CRM, RPA, ERP o softwares compatibles con los tuyos.
3. Cumplimiento legal y fiscal: sobre todo si gestionará nómina o documentos
contables.
4. Capacidad de adaptación: que pueda crecer contigo.
5. Métricas claras: indicadores de cumplimiento, eficiencia y mejora continua.
Mitos comunes sobre la tercerización (y por qué son falsos)
Hoy existen modelos flexibles para empresas de 10, 20 o 50 empleados, con tarifas por
transacción o por proceso, no por volumen total.
La tercerización moderna se gestiona con dashboards en tiempo real, SLAs y reuniones
periódicas de revisión. Tienes más trazabilidad que en muchos equipos internos.
Los BPO profesionales cumplen con RGPD, ISO 27001 y tienen protocolos de seguridad
reforzados. Además, se firman acuerdos de confidencialidad y se limitan accesos según
perfiles.
¿Cómo implementar la tercerización sin errores?
1. Audita tus procesos internos.
Identifica qué procesos consumen más tiempo y generan menos valor.
2. Establece objetivos concretos.
Por ejemplo: reducir errores, mejorar tiempo de respuesta, liberar personal.
3. Elige un proveedor con experiencia B2B.
Asegúrate de que entienda tu modelo de negocio y sector.
4. Define los indicadores clave (KPIs).
SLA de respuesta, ahorro proyectado, cumplimiento normativo, etc.
5. Inicia con un piloto controlado.
Escoge un proceso puntual y mide el impacto antes de escalar.
¿Qué ofrece Outsourcing SAS BIC?
En Outsourcing SAS BIC, ayudamos a empresas medianas y en expansión a optimizar sus procesos administrativos con soluciones flexibles y personalizadas. Ofrecemos:
- Servicios de back office y gestión administrativa desde LATAM.
- Ahorros superiores al 50% frente a modelos internos.
- Integración con tus sistemas contables, ERPs y herramientas digitales.
- Talento capacitado en legislación española y cultura empresarial europea.
- Trazabilidad, cumplimiento y control en tiempo real.
Conclusión
La tercerización de procesos administrativos no es solo una estrategia para reducir costes: es una decisión inteligente para empresas que quieren crecer sin frenar su operación. Externalizar tareas repetitivas y de soporte permite ganar foco, eficiencia, escalabilidad y control, sin comprometer la calidad ni la seguridad. En un mercado que exige cada vez más agilidad, contar con un partner como Outsourcing SAS BIC puede marcar la diferencia.
¿Quieres conocer cuánto podrías ahorrar en tu empresa?
- Agenda una consultoría gratuita con nuestro equipo.
- Conoce más en outsourcing.com.co
Transforma la experiencia de tu cliente y optimiza tu operación hoy mismo.